QUICKPAC
Pianificazione e processo
Per voi mittenti le priorità sono procedure estremamente semplificate. Ma anche processi efficienti presso i vostri fornitori di servizi che permettano di mantenere bassi i prezzi. Il sistema di Quickmail concilia entrambe le esigenze.
La preparazione degli invii da affidare a Quickmail non è più dispendiosa di quanto possiate immaginare in base alla vostra conoscenza dei diversi enti postali europei. In qualità di clienti (o di prestatori di servizi) potete gestire tutti i vostri ordini di spedizione in tutta semplicità tramite l’Extranet di Quickmail.
Nell’Extranet di Quickmail potete registrare e modificare i vostri ordini, aggiungere l’indirizzo e il numero di avviamento Quickmail, creare e scaricare tutti i moduli e le note di accompagnamento. Non appena il vostro ordine di spedizione è stato portato a termine, nell’Extranet potete trovare report attendibili sugli invii recapitati e scaricare i record di dati relativi agli invii non recapitabili.
Su questa pagina trovate ulteriori informazioni rilevanti per pianificare il vostro prossimo invio con Quickmail.
Finestra temporale
Nel posto giusto al momento giusto. Ogni settimana Quickmail raggiunge oltre 3,3 milioni di nuclei familiari in tutta la Svizzera. Il termine massimo per consegnare gli invii nei vari punti di deposito è entro il lunedì della settimana di consegna.
Affrancatura
Gli invii recapitati da Quickmail non possono riportare lo stesso segno di affrancatura di quelli distribuiti dalle Poste Svizzere. Vi consigliamo di tenerne conto subito – ad esempio apponendo il segno di affrancatura solo in fase di inserimento dell’indirizzo e non già durante la stampa.
Routing e numero di avviamento Quickmail (codice NAQ)
In linea di principio il routing di Quickmail funziona in maniera analoga al classico routing per circoli dei fattorini delle Poste Svizzere. Quickmail si fa carico di questo servizio – senza sovrapprezzo, anche per la parte di competenza delle Poste Svizzere della vostra spedizione. I codici generati con il routing e i numeri di avviamento Quickmail assegnati ai vostri indirizzi devono venire riportati sull’invio, vicino all’indirizzo.
Resi
Gli invii non recapitabili non vengono definiti come “restituzioni”, bensì come “resi” per distinguerli dagli invii di pacchi restituiti al mittente.
Qualità
Nel marketing dialogico qualità significa ricevere il response nel momento e nella misura attesi. Ecco perché l’obiettivo principale di Quickmail è la consegna corretta e puntuale dei vostri mailing e cataloghi.
Fasci e bancali
Il vostro lettershop si occupa della preparazione dei fasci di peso fino a 5 kg. All’interno del fascio gli invii vanno disposti in base al numero di avviamento Quickmail. Le note di accompagnamento vengono generate nell’ambito del routing e messe a vostra disposizione come file PDF. La scelta del colore delle note è a discrezione vostra o del vostro fornitore di servizi. Se preferite, invece della nota di accompagnamento potete stampare le informazioni sul fascio direttamente sopra l’invio. I bancali devono essere corredati del relativo foglietto informativo.
Oltre ai file degli indirizzi smistati e ai file PDF con i moduli, a voi e al vostro fornitore di servizi (ad es. il lettershop) saranno trasmesse istruzioni dettagliate.
Dalla registrazione dell’ordine alla fatturazione:
Registrazione dell’ordine tramite l’Extranet
Registrate il vostro ordine nell‘Extranet di Quickmail, quindi inserite il peso e la giornata di consegna desiderata e infine caricate i vostri indirizzi.
Smistamento degli indirizzi con supporto informatico
Grazie al routing di Quickmail è possibile verificare se l’indirizzo si trova nell’area di consegna di Quickmail. In caso affermativo, all’indirizzo viene assegnato il codice NAQ. Gli indirizzi vengono quindi disposti nella sequenza corretta e vengono generati tutti i documenti necessari (ad es. le note di accompagnamento). È possibile preparare gli indirizzi al di fuori dell’area di consegna di Quickmail in conformità alle direttive delle Poste Svizzere.
Produzione degli invii
A questo punto potete nuovamente scaricare i dati e trasmetterli al fornitore di servizi che si occupa della produzione degli invii per vostro conto. Naturalmente il download può essere effettuato anche direttamente dal lettershop.
Ricezione degli invii a Quickmail
Gli invii vanno consegnati presso il deposito di Egerkingen oppure, previo accordo, presso il deposito di Zurigo o San Gallo. Di norma il termine massimo per consegnare gli invii a Quickmail è entro il lunedì della settimana di consegna. È comunque possibile anticipare la consegna degli invii in deposito.
Smistamento e consegna
Gli addetti dei nostri depositi provvedono a smistare gli invii dei diversi clienti. Gli invii vengono poi preparati e affidati al personale di consegna. I nostri agenti di consegna – oltre 3.200 in tutta la Svizzera – provvedono quindi a recapitare gli invii ai destinatari nelle giornate di giovedì e venerdì.
Registrazione degli invii recapitati e degli invii non recapitabili
A consegna avvenuta, gli agenti comunicano elettronicamente a cadenza quotidiana quali invii sono stati recapitati e restituiscono gli invii non recapitabili.
Reportistica ordine e fatturazione
Sulla base di queste informazioni, archiviate da Quickmail in una banca dati centrale che comprende tutti gli invii, si procede con la reportistica dell’ordine e con la fatturazione al mittente.Finestra temporale
Nel posto giusto al momento giusto
Quickmail consegna su base settimanale. Per voi e per i vostri fornitori di servizi ciò significa poter fare affidamento su tempistiche ben definite.
Arrivo degli invii: Al massimo entro le ore 16:00 del lunedì. In caso di consegna anticipata dei vostri invii, provvederemo a tenerli temporaneamente in deposito a titolo gratuito. Gli invii possono venire consegnati già a partire dal martedì della settimana precedente.
Smistamento degli invii: Il martedì.
Distribuzione degli invii agli agenti di consegna: Il mercoledì.
Consegna: Il giovedì e venerdì. Gli agenti di consegna possono scegliere quando recapitare gli invii nell’arco di queste due giornate. Ciò influisce positivamente sulla motivazione e garantisce un’elevata qualità del servizio, ad esempio perché gli agenti di consegna possono evitare in parte condizioni di maltempo.
Quickmail effettua consegne quasi ininterrottamente ogni anno. Le settimane antecedente la Pasqua e il Natale non si effettuano consegne.
| Fasi del processo | Giovedì{center} | Venerdì{center} | Lunedì R+0{center} | Martedì R+1{center} | Mercoledì R+2{center} | Giovedì R+3{center} | Venerdì R+4{center} | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Ricezione degli invii a Quickmail | {highlight:#003d66} | {highlight:#003d66} | {highlight:#003d66} | {highlight:#003d66} | {highlight:#003d66} | {highlight:#003d66} | ||||||||
| Trasporto in depositi regionali | {highlight:#003d66} | {highlight:#003d66} | ||||||||||||
| Smistamento | {highlight:#003d66} | {highlight:#003d66} | {highlight:#003d66} | |||||||||||
| Distribuzione agli agenti | {highlight:#003d66} | {highlight:#003d66} | {highlight:#003d66} | |||||||||||
| Consegna | {highlight:#003d66} | {highlight:#003d66} | {highlight:#003d66} | {highlight:#003d66} | ||||||||||
Affrancatura
Flessibilità di affrancatura
Gli invii da recapitare a cura di Quickmail devono essere contrassegnati in quanto tali.
Va tenuto conto di quanto segue:
L’invio deve riportare la scritta “Quickmail”.
Non è possibile specificare sull’invio le indicazioni normalmente utilizzate per gli invii recapitati dalle Poste Svizzere:
„P.P.“ o „Port Payé“
„Helvetia“
Per il segno di affrancatura sugli invii da recapitare a cura di Quickmail sono disponibili tre opzioni:
Segno di affrancatura nella finestra dell’indirizzo, preferibilmente sulla stessa riga in cui è riportato il numero di avviamento Quickmail
Segno di affrancatura informale (configurabile a piacere, ad es. con o senza cornice)
Francobolli: potete utilizzare i francobolli emessi da Quickmail oppure potete addirittura emettere i vostri francobolli in collaborazione con Quickmail.
Routing e numero di avviamento Quickmail
Smistamento e identificazione grazie al numero di avviamento Quickmail
Per garantire la massima efficienza in fase di smistamento e identificazione degli invii, Quickmail utilizza un particolare codice:
il numero di avviamento Quickmail (NAQ).
Il numero di avviamento Quickmail da un lato contiene tutte le informazioni utili per lo smistamento e il trasporto degli invii, dall’altro è anche un numero identificativo che permette di identificare in maniera univoca ogni singolo invio presente nel sistema di Quickmail.
Il NAQ viene assegnato in concomitanza con l’indirizzamento degli invii. Non comporta costi aggiuntivi e necessita di uno spazio minimo. Inoltre, diversamente dal codice a barre, non segnala al destinatario un’elaborazione di grandi quantitativi di plichi.
Il numero di avviamento Quickmail viene generato nell’ambito del cosiddetto routing. Quest’ultima operazione viene effettuata tramite l’Extranet di Quickmail e funziona in maniera analoga al routing per circoli dei fattorini delle Poste Svizzere.
Il routing di Quickmail è gratuito e viene eseguito dopo il caricamento degli indirizzi tramite l’Extranet di Quickmail.
Resi
Nulla è lasciato al caso
Gli invii non recapitabili non vengono definiti come “restituzioni”, bensì come “resi” per distinguerli dagli invii di pacchi restituiti al mittente.
Per gli invii non recapitabili non lasciamo niente al caso. I resi vengono registrati dagli agenti di consegna mediante un apposito codice e messi a vostra disposizione come record di dati.
L’offerta base prevede che i resi vengano registrati elettronicamente nei nostri depositi e successivamente smaltiti. In questo modo, oltre ai costi per la registrazione dei resi, risparmiate anche sui costi di smaltimento.
Il nostro portafoglio di servizi comprende anche ulteriori prestazioni a pagamento. Il personale di consegna viene informato in merito alla gestione dei resi mediante una lettera alfabetica integrata nel codice di avviamento Quickmail.
A, B, Z = Gestione personalizzata (da concordare)
C = Consegna presso le Poste Svizzere come invio in grande quantità della posta B, con preventiva registrazione elettronica
D = Restituzione al mittente, con preventiva registrazione elettronica
E = Smaltimento, con preventiva registrazione elettronica (offerta base)
In fase di registrazione del vostro ordine nell’Extranet di Quickmail potete specificare che tipo di gestione dei resi preferite.
Le vostre persone di contatto
