Pianificazione e processo

Per voi mittenti le priorità sono procedure estremamente semplificate. Ma anche processi efficienti presso i vostri fornitori di servizi che permettano di mantenere bassi i prezzi. Il sistema di Quickmail concilia entrambe le esigenze.

La preparazione degli invii da affidare a Quickmail non è più dispendiosa di quanto possiate immaginare in base alla vostra conoscenza dei diversi enti postali europei. In qualità di clienti (o di prestatori di servizi) potete gestire tutti i vostri ordini di spedizione in tutta semplicità tramite l’Extranet di Quickmail.

Nell’Extranet di Quickmail potete registrare e modificare i vostri ordini, aggiungere l’indirizzo e il numero di avviamento Quickmail, creare e scaricare tutti i moduli e le note di accompagnamento. Non appena il vostro ordine di spedizione è stato portato a termine, nell’Extranet potete trovare report attendibili sugli invii recapitati e scaricare i record di dati relativi agli invii non recapitabili.

Su questa pagina trovate ulteriori informazioni rilevanti per pianificare il vostro prossimo invio con Quickmail.

Finestra temporale

Nel posto giusto al momento giusto. Ogni settimana Quickmail raggiunge oltre 3,3 milioni di nuclei familiari in tutta la Svizzera. Il termine massimo per consegnare gli invii nei vari punti di deposito è entro il lunedì della settimana di consegna.

Affrancatura

Gli invii recapitati da Quickmail non possono riportare lo stesso segno di affrancatura di quelli distribuiti dalle Poste Svizzere. Vi consigliamo di tenerne conto subito – ad esempio apponendo il segno di affrancatura solo in fase di inserimento dell’indirizzo e non già durante la stampa.

Routing e numero di avviamento Quickmail (codice NAQ)

In linea di principio il routing di Quickmail funziona in maniera analoga al classico routing per circoli dei fattorini delle Poste Svizzere.  Quickmail si fa carico di questo servizio – senza sovrapprezzo, anche per la parte di competenza delle Poste Svizzere della vostra spedizione. I codici generati con il routing e i numeri di avviamento Quickmail assegnati ai vostri indirizzi devono venire riportati sull’invio, vicino all’indirizzo.

Resi

Gli invii non recapitabili non vengono definiti come “restituzioni”, bensì come “resi” per distinguerli dagli invii di pacchi restituiti al mittente.

Qualità

Nel marketing dialogico qualità significa ricevere il response nel momento e nella misura attesi. Ecco perché l’obiettivo principale di Quickmail è la consegna corretta e puntuale dei vostri mailing e cataloghi.

Fasci e bancali

Il vostro lettershop si occupa della preparazione dei fasci di peso fino a 5 kg. All’interno del fascio gli invii vanno disposti in base al numero di avviamento Quickmail. Le note di accompagnamento vengono generate nell’ambito del routing e messe a vostra disposizione come file PDF. La scelta del colore delle note è a discrezione vostra o del vostro fornitore di servizi. Se preferite, invece della nota di accompagnamento potete stampare le informazioni sul fascio direttamente sopra l’invio.  I bancali devono essere corredati del relativo foglietto informativo.

Oltre ai file degli indirizzi smistati e ai file PDF con i moduli, a voi e al vostro fornitore di servizi (ad es. il lettershop) saranno trasmesse istruzioni dettagliate.

Dalla registrazione dell’ordine alla fatturazione:

Planung Prozess Step 1

Registrazione dell’ordine tramite l’Extranet

Registrate il vostro ordine nell‘Extranet di Quickmail, quindi inserite il peso e la giornata di consegna desiderata e infine caricate i vostri indirizzi.

Planung Prozess Step 2

Smistamento degli indirizzi con supporto informatico

Grazie al routing di Quickmail è possibile verificare se l’indirizzo si trova nell’area di consegna di Quickmail. In caso affermativo, all’indirizzo viene assegnato il codice NAQ. Gli indirizzi vengono quindi disposti nella sequenza corretta e vengono generati tutti i documenti necessari (ad es. le note di accompagnamento). È possibile preparare gli indirizzi al di fuori dell’area di consegna di Quickmail in conformità alle direttive delle Poste Svizzere.

Planung Prozess Step 3

Produzione degli invii

A questo punto potete nuovamente scaricare i dati e trasmetterli al fornitore di servizi che si occupa della produzione degli invii per vostro conto. Naturalmente il download può essere effettuato anche direttamente dal lettershop.

Planung Prozess Step 4

Ricezione degli invii a Quickmail

Gli invii vanno consegnati presso il deposito di Egerkingen oppure, previo accordo, presso il deposito di Zurigo o San Gallo. Di norma il termine massimo per consegnare gli invii a Quickmail è entro il lunedì della settimana di consegna. È comunque possibile anticipare la consegna degli invii in deposito.

Planung Prozess Step 5

Smistamento e consegna

Gli addetti dei nostri depositi provvedono a smistare gli invii dei diversi clienti. Gli invii vengono poi preparati e affidati al personale di consegna. I nostri agenti di consegna – oltre 3.000 in tutta la Svizzera – provvedono quindi a recapitare gli invii ai destinatari nelle giornate di giovedì e venerdì.

Planung Prozess Step 6

Registrazione degli invii recapitati e degli invii non recapitabili

A consegna avvenuta, gli agenti comunicano elettronicamente a cadenza quotidiana quali invii sono stati recapitati e restituiscono gli invii non recapitabili.

Planung Prozess Step 7

Reportistica ordine e fatturazione

Sulla base di queste informazioni, archiviate da Quickmail in una banca dati centrale che comprende tutti gli invii, si procede con la reportistica dell’ordine e con la fatturazione al mittente.

Finestra temporale

Nel posto giusto al momento giusto

Quickmail consegna su base settimanale. Per voi e per i vostri fornitori di servizi ciò significa poter fare affidamento su tempistiche ben definite.

  • Arrivo degli invii: Al massimo entro le ore 16:00 del lunedì. In caso di consegna anticipata dei vostri invii, provvederemo a tenerli temporaneamente in deposito a titolo gratuito. Gli invii possono venire consegnati già a partire dal martedì della settimana precedente.

  • Smistamento degli invii: Il martedì.

  • Distribuzione degli invii agli agenti di consegna: Il mercoledì.

  • Consegna: Il giovedì e venerdì. Gli agenti di consegna possono scegliere quando recapitare gli invii nell’arco di queste due giornate. Ciò influisce positivamente sulla motivazione e garantisce un’elevata qualità del servizio, ad esempio perché gli agenti di consegna possono evitare in parte condizioni di maltempo.

Quickmail consegna 51 settimane all’anno. La settimana antecedente il Natale non si effettuano consegne.

Fasi del processoGiovedì{center}Venerdì{center}Lunedì
R+0{center}
Martedì
R+1{center}
Mercoledì
R+2{center}
Giovedì
R+3{center}
Venerdì
R+4{center}
Ricezione degli invii a Quickmail{highlight:#003d66}{highlight:#003d66}{highlight:#003d66}{highlight:#003d66}{highlight:#003d66}{highlight:#003d66}        
Trasporto in depositi regionali     {highlight:#003d66}{highlight:#003d66}       
Smistamento      {highlight:#003d66}{highlight:#003d66}{highlight:#003d66}     
Distribuzione agli agenti        {highlight:#003d66}{highlight:#003d66}{highlight:#003d66}    
Consegna          {highlight:#003d66}{highlight:#003d66}{highlight:#003d66}{highlight:#003d66}

Affrancatura

Flessibilità di affrancatura

Gli invii da recapitare a cura di Quickmail devono essere contrassegnati in quanto tali.

Va tenuto conto di quanto segue:

  • L’invio deve riportare la scritta “Quickmail”.

  • Non è possibile specificare sull’invio le indicazioni normalmente utilizzate per gli invii recapitati dalle Poste Svizzere:

    • „P.P.“ o „Port Payé“

    • „Helvetia“

Per il segno di affrancatura sugli invii da recapitare a cura di Quickmail sono disponibili tre opzioni:

  • Segno di affrancatura nella finestra dell’indirizzo, preferibilmente sulla stessa riga in cui è riportato il numero di avviamento Quickmail

  • Segno di affrancatura informale (configurabile a piacere, ad es. con o senza cornice)

  • Francobolli: potete utilizzare i francobolli emessi da Quickmail oppure potete addirittura emettere i vostri francobolli in collaborazione con Quickmail.

Quickroutierung & Quickleitzahl

Sortieren und identifizieren mit der Quickleitzahl

Zur effizienten Sortierung und Identifizierung verwendet Quickmail eine spezielle Codierung:
Die Quickleitzahl – kurz: QLZ.

  • Die Quickleitzahl enthält einerseits alle Informationen für die Sortierung und den Transport der Sendungen. Andererseits ist sie auch eine Ident-Nummer, mit der jede einzelne Sendung im System von Quickmail identifiziert werden kann.

  • Die Quickleitzahl wird gleichzeitig mit der Adressierung der Sendungen aufgebracht. Dabei entstehen keine Zusatzkosten und sie benötigt nur wenig Platz. Anders als ein Barcode signalisiert sie dem Empfänger auch keine Massenverarbeitung.

  • Generiert wird die Quickleitzahl im Rahmen der sogenannten Quickroutierung. Diese wird über das Extranet von Quickmail vorgenommen und funktioniert ähnlich wie die Botenfileroutierung.

  • Die Quickroutierung wird nach dem Hochladen der Adressen über das Extranet von Quickmail kostenlos durchgeführt.

Resi

Nulla è lasciato al caso

Gli invii non recapitabili non vengono definiti come “restituzioni”, bensì come “resi” per distinguerli dagli invii di pacchi restituiti al mittente.

Per gli invii non recapitabili non lasciamo niente al caso. I resi vengono registrati dagli agenti di consegna mediante un apposito codice e messi a vostra disposizione come record di dati.

L’offerta base prevede che i resi vengano registrati elettronicamente nei nostri depositi e successivamente smaltiti. In questo modo, oltre ai costi per la registrazione dei resi, risparmiate anche sui costi di smaltimento.

Il nostro portafoglio di servizi comprende anche ulteriori prestazioni a pagamento. Il personale di consegna viene informato in merito alla gestione dei resi mediante una lettera alfabetica integrata nel codice di avviamento Quickmail.

  • A, B, Z = Gestione personalizzata (da concordare)

  • C = Consegna presso le Poste Svizzere come invio in grande quantità della posta B, con preventiva registrazione elettronica

  • D = Restituzione al mittente, con preventiva registrazione elettronica

  • E = Smaltimento, con preventiva registrazione elettronica (offerta base)

In fase di registrazione del vostro ordine nell’Extranet di Quickmail potete specificare che tipo di gestione dei resi preferite.

Le vostre persone di contatto

Pierre hubert dlaska print
Pierre-Hubert Dlaska
Membro della gestione d'affari
Responsabile Sales
Stefano bruno print
Stefano Bruno
Account Manager
Mürsel meral print
Mürsel Meral
Account Manager
Stefanie steiner print
Stefanie Steiner
Key Account Manager
Sabine white print
Sabine White
Key Account Manager
Ajla zahirovic print
Ajla Zahirovic
Account Manager servizio interno