Pianificazione e processo
In qualità di mittenti, desiderate che i vostri fornitori di servizi adottino procedure quanto più semplici ed efficienti. Quickmail concilia entrambi questi aspetti, garantendo prezzi interessanti e una clientela soddisfatta.
La preparazione degli invii consegnati tramite Quickmail è simile a quella di altri fornitori di servizi postali europei. In qualità di clienti o fornitori di servizi potete gestire comodamente tutti gli ordini di spedizione tramite l’Extranet di Quickmail.
Nell’Extranet di Quickmail potete registrare e modificare i vostri ordini, aggiungere l’indirizzo e il numero di avviamento Quickmail, creare e scaricare tutti i moduli e le note di accompagnamento. Una volta completata la spedizione, potete scaricare il record di dati degli invii non recapitabili (resi).
Qui trovate tutte le informazioni rilevanti per pianificare il vostro prossimo invio con Quickmail:
Finestra temporale
Quickmail lavora a cadenza settimanale: gli invii indirizzati devono pervenire entro lunedì, mentre quelli non indirizzati entro giovedì della settimana precedente. La suddivisione sequenziale avviene martedì, la consegna agli agenti di consegna mercoledì. La consegna avviene in modo flessibile il giovedì o il venerdì.
Affrancatura
Gli invii recapitati da Quickmail devono essere chiaramente contrassegnati come tali e riportare obbligatoriamente la parola «Quickmail» e non sono consentite indicazioni tipicamente postali come ad esempio «P.P.»
Routing e numero di avviamento Quickmail
Quickmail utilizza il numero di avviamento Quickmail per smistare la posta in modo efficiente e identificare in modo univoco ogni invio. Il numero di avviamento Quickmail è generato tramite il routing Quickmail gratuito nell’Extranet di Quickmail, che funziona in modo analogo al routing per circoli dei fattorini presso la Posta Svizzera.
Resi
Gli invii non recapitabili non vengono definiti come “restituzioni”, bensì come “resi” per distinguerli dagli invii di pacchi restituiti al mittente.
Qualità
Quickmail garantisce la qualità grazie a una consegna puntuale e corretta, corsi di formazione regolari per collaboratrici e collaboratori e controlli costanti della qualità.
Fasci e bancali
Il vostro lettershop si occupa della preparazione dei fasci con un peso fino a 5 kg, ordinati in base al numero di avviamento Quickmail. Le note di accompagnamento vengono messe a disposizione in formato PDF con un routing Quickmail e possono essere personalizzate con colori diversi o stampate direttamente sugli invii. I bancali devono essere provvisti di apposita distinta.
Inoltre, voi e il vostro fornitore di servizi riceverete file di indirizzi smistati, PDF e istruzioni dettagliate.
Dalla registrazione dell’ordine alla fatturazione:
Registrazione dell’ordine tramite l’Extranet
Registrate il vostro ordine nell‘Extranet di Quickmail, quindi inserite il peso e la giornata di consegna desiderata e infine caricate i vostri indirizzi.
Smistamento degli indirizzi con supporto informatico
Grazie al routing di Quickmail è possibile verificare se l’indirizzo si trova nell’area di consegna di Quickmail. In caso affermativo, all’indirizzo viene assegnato il codice NAQ. Gli indirizzi vengono quindi disposti nella sequenza corretta e vengono generati tutti i documenti necessari (ad es. le note di accompagnamento). È possibile preparare gli indirizzi al di fuori dell’area di consegna di Quickmail in conformità alle direttive delle Poste Svizzere.
Produzione degli invii
A questo punto potete nuovamente scaricare i dati e trasmetterli al fornitore di servizi che si occupa della produzione degli invii per vostro conto. Naturalmente il download può essere effettuato anche direttamente dal lettershop.
Ricezione degli invii a Quickmail
Gli invii vanno consegnati presso il deposito di Egerkingen oppure, previo accordo, presso il deposito di Zurigo o San Gallo. Di norma il termine massimo per consegnare gli invii a Quickmail è entro il lunedì della settimana di consegna. È comunque possibile anticipare la consegna degli invii in deposito.
Smistamento e consegna
Nei nostri depositi, le consegne della nostra clientela vengono smistate e preparate per la consegna delle e degli agenti di consegna. Le nostre e i nostri oltre 3’200 agenti di consegna in tutta la Svizzera provvedono quindi a recapitare gli invii nelle giornate di giovedì e venerdì.
Registrazione degli invii recapitati e degli invii non recapitabili
Gli agenti di consegna comunicano quotidianamente per via elettronica quali degli invii hanno recapitato e restituiscono gli invii non recapitabili.
Reportistica ordine e fatturazione
La reportistica dell’ordine e la fatturazione al mittente avvengono sulla base delle informazioni salvate da Quickmail.
Finestra temporale
Nel posto giusto al momento giusto
Quickmail consegna su base settimanale. Per voi e per i vostri fornitori di servizi ciò significa poter fare affidamento su tempistiche ben definite.
Arrivo degli invii:
- per gli invii indirizzati, salvo diversa indicazione, è il lunedì della settimana di consegna desiderata.
- per gli invii non indirizzati, salvo diversa indicazione, è il giovedì della settimana che precede la settimana di consegna desiderata.
- In caso di consegna anticipata dei vostri invii, provvederemo a tenerli temporaneamente in deposito a titolo gratuito. Gli invii possono venire consegnati già a partire dal martedì della settimana precedente.
Smistamento degli invii: Il martedì.
Distribuzione degli invii agli agenti di consegna: Il mercoledì.
Consegna:
il giovedì e il venerdì. Le e gli agenti di consegna possono scegliere quando recapitare gli invii nell’arco di queste due giornate. Ciò influisce positivamente sulla motivazione e garantisce un’elevata qualità del servizio, ad es. perché le e gli agenti di consegna possono evitare condizioni di maltempo.
| Fasi del processo | Giovedì{center} | Venerdì{center} | Lunedì R+0{center} | Martedì R+1{center} | Mercoledì R+2{center} | Giovedì R+3{center} | Venerdì R+4{center} | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Ricezione degli invii a Quickmail | {highlight:#97CAF4} | {highlight:#97CAF4} | {highlight:#97CAF4} | {highlight:#003d6f} | {highlight:#003d6f} | {highlight:#003d6f} | ||||||||
| Trasporto in depositi regionali | {highlight:#003d6f} | {highlight:#003d6f} | ||||||||||||
| Smistamento | {highlight:#003d6f} | {highlight:#003d6f} | {highlight:#003d6f} | |||||||||||
| Distribuzione agli agenti | {highlight:#003d6f} | {highlight:#003d6f} | {highlight:#003d6f} | |||||||||||
| Consegna | {highlight:#003d6f} | {highlight:#003d6f} | {highlight:#003d6f} | {highlight:#003d6f} | ||||||||||
Affrancatura
Gli invii da recapitare a cura di Quickmail devono essere contrassegnati in quanto tali.
Occorre tenere conto di quanto segue:
L’invio deve riportare la scritta “Quickmail”.
Non è possibile specificare sull’invio le indicazioni normalmente utilizzate per gli invii recapitati dalle Poste Svizzere:
„P.P.“ o „Port Payé“
„Helvetia“
Come annullo postale sono disponibili tre opzioni:
Segno di affrancatura nella finestra dell’indirizzo, preferibilmente sulla stessa riga in cui è riportato il numero di avviamento Quickmail
Segno di affrancatura informale (configurabile a piacere, ad es. con o senza cornice)
Francobolli: potete utilizzare i francobolli emessi da Quickmail oppure potete addirittura emettere i vostri francobolli in collaborazione con Quickmail.
Routing e numero di avviamento Quickmail
Smistamento e identificazione grazie al numero di avviamento Quickmail
Per garantire la massima efficienza in fase di smistamento e identificazione degli invii, Quickmail utilizza un particolare codice:
il numero di avviamento Quickmail (NAQ).
Il numero di avviamento Quickmail da un lato contiene tutte le informazioni utili per lo smistamento e il trasporto degli invii, dall’altro è anche un numero identificativo che permette di identificare in maniera univoca ogni singolo invio presente nel sistema di Quickmail.
Il NAQ viene assegnato in concomitanza con l’indirizzamento degli invii. Non comporta costi aggiuntivi e necessita di uno spazio minimo. Inoltre, diversamente dal codice a barre, non segnala al destinatario un’elaborazione di grandi quantitativi di plichi.
Il numero di avviamento Quickmail viene generato durante il routing Quickmail, generato tramite l’Extranet di Quickmail.
Il routing di Quickmail è gratuito e viene eseguito dopo il caricamento degli indirizzi tramite l’Extranet di Quickmail.
Resi
Gli invii non recapitabili non vengono definiti come “restituzioni”, bensì come “resi” per distinguerli dagli invii di pacchi restituiti al mittente.
Per gli invii non recapitabili non lasciamo niente al caso. I resi vengono registrati dagli agenti di consegna mediante un apposito codice e messi a vostra disposizione come record di dati.
L’offerta base prevede che i resi vengano registrati elettronicamente nei nostri depositi e successivamente smaltiti. In questo modo, oltre ai costi per la registrazione dei resi, risparmiate anche sui costi di smaltimento.
Vi sono altre prestazioni a pagamento. Il nostro portafoglio di servizi comprende anche ulteriori prestazioni a pagamento. Il personale di consegna viene informato in merito alla gestione dei resi mediante una lettera alfabetica integrata nel codice di avviamento Quickmail.
A, B, Z = Gestione personalizzata (da concordare)
C = Consegna presso le Poste Svizzere come invio in grande quantità della posta B, con preventiva registrazione elettronica
D = Restituzione al mittente, con preventiva registrazione elettronica
E = Smaltimento, con preventiva registrazione elettronica (offerta base)
In fase di registrazione del vostro ordine nell’Extranet di Quickmail potete specificare il tipo di gestione dei resi desiderato.
Le vostre persone di contatto
