Planung & Prozess
Als Absender wünschen Sie sich möglichst einfache Abläufe. Aber auch effiziente Prozesse bei Ihren Dienstleistern, die niedrige Preise ermöglichen. Das System von Quickmail bringt beides in Einklang.
Die Sendungsvorbereitung für Sendungen, die durch Quickmail zugestellt werden, ist nicht aufwändiger als Sie es von den verschiedenen europäischen Postverwaltungen kennen. Sie als Kunde (oder Dienstleister) steuern alle Ihre Versandaufträge ganz einfach über das Quickmail-Extranet.
Im Quickmail-Extranet können Sie Aufträge erfassen und mutieren, Ihre Adressen und mit der Quickleitzahl anreichern sowie alle notwendigen Formulare und Bundzettel erzeugen und herunterladen. Sobald Ihr Versand ausgeführt wurde, finden Sie im Extranet aussagekräftige Reports über die zugestellten Sendungen und können Datensätze der unzustellbaren Sendungen downloaden.
Alle weiteren relevanten Informationen zur Planung Ihres nächsten Quickmail-Versandes finden Sie auf dieser Seite.
Zeitfenster
Zur richtigen Zeit am richtigen Ort. Quickmail erreicht wöchentlich über 3.85 Millionen Schweizer Haushalte. Die Einlieferung von adressierten Sendungen ist bis Montag der Zustellwoche möglich.
Frankatur
Durch Quickmail zugestellte Sendungen dürften nicht den gleichen Frankaturvermerk tragen wie durch die Schweizerische Post zugestellte Sendungen. Stellen Sie sich schon heute darauf ein – z.B. indem Sie den Frankaturvermerk erst zusammen mit der Adressierung und nicht schon beim Druck aufbringen.
Quickroutierung & Quickleitzahl
Die Quickroutierung läuft im Prinzip ähnlich ab wie die Botenfileroutierung für Einlieferungen bei der Schweizerischen Post. Übernommen wird diese Aufgabe von Quickmail – ohne Aufpreis, und zwar auch für den Postanteil Ihrer Einlieferung. Die bei der Quickroutierung erzeugten und Ihren Adressen zugeordneten Quickleitzahlen müssen auf den Sendungen in der Nähe der Adresse aufgebracht werden.
Redressen
Unzustellbare Sendungen werden bei Quickmail nicht als «Retouren» bezeichnet, sondern – zur besseren Abgrenzung gegenüber retournierten Paketsendungen, als «Redressen».
Qualität
Qualität im Dialogmarketing bedeutet: Die "Response" trifft zum erwarteten Zeitpunkt und in der erwarteten Höhe bei Ihnen ein. Das wichtigste Ziel von Quickmail ist deshalb die pünktliche und korrekte Zustellung Ihrer Mailings und Kataloge.
Bunde & Paletten
Ihr Lettershop fertigt Bunde mit einem Gewicht von bis zu 5 kg. Innerhalb der Bunde sind die Sendungen nach der Quickleitzahl geordnet. Die Bundzettel werden im Rahmen der Quickroutierung erzeugt und Ihnen als PDF-Datei zur Verfügung gestellt. Die Farbe der Bundzettel können Sie oder Ihr Dienstleister frei wählen. Statt Bundzettel können Sie die Bundinformationen auch direkt auf die Sendung aufdrucken. Die Paletten sind mit Palettenzetteln zu versehen.
Sie und Ihr Dienstleister (z.B. Lettershop) erhalten neben den sortierten Adressdateien und den PDF-Dateien mit Formularen eine detaillierte Anleitung.
Von der Auftragserfassung bis zur Rechnungsstellung:
Erfassung des Auftrags über das Extranet
Zuerst erfassen Sie Ihren Auftrag im Quickmail-Extranet, geben Gewicht und die gewünschten Zustelltage an und laden Ihre Adressen hoch.
IT-gestützte Sortierung der Adressen
Mit der Quickroutierung wird geprüft, ob eine Adresse im Zustellgebiet von Quickmail liegt. Falls ja, wird die Adresse mit der Quickleitzahl angereichert. Die Adressen werden in die richtige Reihenfolge gebracht und alle nötigen Dokumente wie z. B. Bundzettel erzeugt. Adressen ausserhalb des Quickmail-Zustellgebiets können nach den Vorgaben der Schweizerischen Post aufbereitet werden.
Produktion der Sendungen
Danach können Sie die Daten wieder herunterladen und an den Dienstleister weiterleiten, der die Produktion Ihrer Sendungen für Sie übernimmt. Selbstverständlich kann der Download auch direkt durch den Lettershop erfolgen.
Einlieferung bei Quickmail
Die Einlieferung der Sendungen erfolgt im Depot Egerkingen oder nach Absprache in den Annahmedepots Zürich oder St. Gallen. Standardmässig muss die Einlieferung bis spätestens am Montag in der Zustellwoche erfolgen. Die frühere Einlieferung ist problemlos möglich.
Sortierung & Zustellung
In unseren Depots werden die Einlieferungen verschiedener Kunden sortiert und für die Belieferung der Zusteller:innen vorbereitet. Unsere schweizweit über 3’200 Zusteller:innen verteilen die Sendungen dann an den Wochentagen Donnerstag und Freitag.
Erfassung zugestellter und unzustellbarer Mailings
Die Zusteller:innen melden täglich nach der Zustellung elektronisch, welche Sendungen sie zugestellt haben, und geben unzustellbare Sendungen zurück.
Auftragsreporting und Rechnungsstellung
Auf Basis dieser Informationen, die von Quickmail in einer zentralen Sendungsdatenbank abgespeichert werden, erfolgen das Auftragsreporting und die Rechnungsstellung an den Absender.Zeitfenster
Zur richtigen Zeit am richtigen Ort
Quickmail stellt im Wochenrhythmus zu. Das bedeutet: Sie und Ihre Dienstleister können sich auf klar definierte Zeitabläufe einstellen.
Einlieferung der Sendungen:
Die Einlieferung adressierter Sendungen ist bis spätestens Montag um 16:00 Uhr möglich.
Unadressierte Sendungen müssen grundsätzlich bis Donnerstag, spätestens aber bis Freitagmittag der Woche vor der gewünschten Zustellwoche eingeliefert werden.
Bei früherer Einlieferung werden Ihre Sendungen kostenlos zwischengelagert. Sie können Sendungen bereits ab Dienstag der Vorwoche bei Quickmail einliefern.
Sortierung der Sendungen: Erfolgt am Dienstag.
Belieferung der Zusteller: Erfolgt am Mittwoch.
Zustellung:
- Erfolgt am Donnerstag und Freitag. Die Zusteller können innerhalb dieser Tage frei wählen, wann sie die Mailings zustellen. Das sichert eine hohe Motivation und Qualität, zum Beispiel, weil die Zusteller so teilweise schlechtem Wetter ausweichen können.
| Prozessschritt | Donnerstag{center} | Freitag{center} | Montag{br}E+0{center} | Dienstag{br}E+1{center} | Mittwoch{br}E+2{center} | Donnerstag{br}E+3{center} | Freitag{br}E+4{center} | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Einlieferung | {highlight:#97CAF4} | {highlight:#97CAF4} | {highlight:#97CAF4} | {highlight:#003d6f} | {highlight:#003d6f} | {highlight:#003d6f} | ||||||||
| Transport zw. Depots | {highlight:#003d6f} | {highlight:#003d6f} | ||||||||||||
| Sortierung | {highlight:#003d6f} | {highlight:#003d6f} | {highlight:#003d6f} | |||||||||||
| Belieferung Zusteller:innen | {highlight:#003d6f} | {highlight:#003d6f} | {highlight:#003d6f} | |||||||||||
| Zustellung | {highlight:#003d6f} | {highlight:#003d6f} | {highlight:#003d6f} | {highlight:#003d6f} | ||||||||||
Frankatur
Flexibel frankieren
Sendungen, die durch Quickmail zugestellt werden, müssen als solche gekennzeichnet sein.
Dafür ist zu berücksichtigen:
Das Wort „Quickmail“ muss vorkommen.
Nicht möglich sind Angaben, die für bei der Schweizerischen Post eingelieferte Sendungen typisch sind:
„P.P.“ oder „Port Payé“
„Helvetia“
Als Frankaturvermerk für die bei Quickmail einzuliefernden Sendungen stehen drei Möglichkeiten zur Verfügung:
Frankaturvermerk im Adressfenster idealerweise auf der gleichen Zeile wie die Quickleitzahl
Formloser Frankaturvermerk (kann beliebig gestaltet werden, z.B. mit oder ohne Rahmen)
Briefmarken: Sie haben die Möglichkeit, von Quickmail herausgegebene Briefmarken zu verwenden oder sogar gemeinsam mit Quickmail Ihre eigene Briefmarke herauszugeben.
Quickroutierung & Quickleitzahl
Sortieren und identifizieren mit der Quickleitzahl
Zur effizienten Sortierung und Identifizierung verwendet Quickmail eine spezielle Codierung:
Die Quickleitzahl – kurz: QLZ.
Die Quickleitzahl enthält einerseits alle Informationen für die Sortierung und den Transport der Sendungen. Andererseits ist sie auch eine Ident-Nummer, mit der jede einzelne Sendung im System von Quickmail identifiziert werden kann.
Die Quickleitzahl wird gleichzeitig mit der Adressierung der Sendungen aufgebracht. Dabei entstehen keine Zusatzkosten und sie benötigt nur wenig Platz. Anders als ein Barcode signalisiert sie dem Empfänger auch keine Massenverarbeitung.
Generiert wird die Quickleitzahl im Rahmen der sogenannten Quickroutierung. Diese wird über das Extranet von Quickmail vorgenommen und funktioniert ähnlich wie die Botenfileroutierung.
Die Quickroutierung wird nach dem Hochladen der Adressen über das Extranet von Quickmail kostenlos durchgeführt.
Redressen
Nichts dem Zufall überlassen
Unzustellbare Sendungen werden bei Quickmail nicht als «Retouren» bezeichnet, sondern – zur besseren Abgrenzung gegenüber retournierten Paketsendungen, als «Redressen».
Bei unzustellbaren Sendungen überlassen wir nichts dem Zufall. Redressen werden von den Zusteller:innen über eine Sendungscodierung erfasst und Ihnen als Datensatz zur Verfügung gestellt.
Als Basisangebot werden Redressen in unseren Depots elektronisch erfasst und danach entsorgt. Neben den Kosten für die Erfassung der Redressen sparen Sie damit auch Entsorgungskosten.
Über diese Leistungen hinaus können Sie zusätzliche kostenpflichtige Services in Anspruch nehmen. Die Mitarbeitenden in der Redressenbearbeitung werden durch einen in die Quickleitzahl integrierten Buchstaben darüber informiert, wie Redressen zu behandeln sind.
A, B, Z = Individuelle Behandlung (nach Absprache)
C = Einlieferung als B-Post-Massensendung bei der Schweizerischen Post, zuvor elektronische Erfassung
D = Rückleitung an den Absender, zuvor elektronische Erfassung
E = Entsorgung, zuvor elektronische Erfassung (Basisangebot)
Welche Art der Redressenbehandlung Sie wünschen, können Sie bei der Erfassung Ihres Auftrages im Quickmail-Extranet angeben.
Ihre Ansprechpartner:innen
