Planung & Prozess
Als Absender wünschen Sie sich möglichst einfache Abläufe und effiziente Prozesse bei Ihren Dienstleistern. Quickmail bringt beides in Einklang und schafft so attraktive Preise und zufriedene Kunden.
Die Vorbereitung von Sendungen, die über Quickmail zugestellt werden, gestaltet sich ähnlich wie bei anderen europäischen Postdienstleistern. Als Kunde oder Dienstleister können Sie alle Versandaufträge bequem über das Quickmail-Extranet verwalten.
Im Quickmail-Extranet können Sie Aufträge erfassen und mutieren, Ihre Adressen mit der Quickleitzahl anreichern sowie alle notwendigen Formulare und Bundzettel erzeugen und herunterladen. Sobald Ihr Versand ausgeführt wurde, können Sie die Datensätze der unzustellbaren Sendungen downloaden (Redressen).
Hier alle relevanten Informationen zur Planung Ihres nächsten Quickmail-Versandes:
Zeitfenster
Quickmail arbeitet im Wochenrhythmus: Adressierte Sendungen sind bis Montag, unadressierte bis am Donnerstag der Vorwoche einzuliefern. Die Sortierung erfolgt am Dienstag, die Belieferung der Zusteller am Mittwoch. Die Zustellung findet flexibel am Donnerstag oder Freitag statt.
Frankatur
Durch Quickmail zugestellte Sendungen müssen klar als solche gekennzeichnet sein, wobei zwingend das Wort «Quickmail» enthalten sein muss und Post-typische Angaben wie z.B. «P.P.» unzulässig sind.
Quickroutierung und Quickleitzahl
Quickmail verwendet die Quickleitzahl zur effizienten Sortierung und eindeutigen Identifikation jeder Sendung. Die QLZ entsteht über die kostenlose Quickroutierung im Quickmail-Extranet, die ähnlich wie die Botenfileroutierung bei der Schweizerischen Post funktioniert.
Redressen
Unzustellbare Sendungen werden bei Quickmail nicht als «Retouren» bezeichnet, sondern – zur besseren Abgrenzung gegenüber retournierten Paketsendungen als «Redressen».
Qualität
Quickmail sichert Qualität durch pünktliche und korrekte Zustellung, regelmässige Schulungen der Mitarbeitenden und konsequente Qualitätskontrollen.
Bunde & Paletten
Ihr Lettershop fertigt Bunde mit einem Gewicht von bis zu 5 kg, die nach Quickleitzahl geordnet sind. Die Bundzettel werden per Quickroutierung als PDF bereitgestellt und können farblich angepasst oder direkt auf die Sendungen gedruckt werden. Paletten sind mit Palettenzetteln zu versehen.
Zusätzlich erhalten Sie und Ihr Dienstleister sortierten Adressdateien, PDFs und eine detaillierte Anleitung.
Von der Auftragserfassung bis zur Rechnungsstellung:
Erfassung des Auftrags über das Extranet
Zuerst erfassen Sie Ihren Auftrag im Quickmail-Extranet, geben Gewicht und die gewünschten Zustelltage an und laden Ihre Adressen hoch.
IT-gestützte Sortierung der Adressen
Mit der Quickroutierung wird geprüft, ob eine Adresse im Zustellgebiet von Quickmail liegt. Falls ja, wird die Adresse mit der Quickleitzahl angereichert. Die Adressen werden in die richtige Reihenfolge gebracht und alle nötigen Dokumente wie z. B. Bundzettel erzeugt. Adressen ausserhalb des Quickmail-Zustellgebiets können nach den Vorgaben der Schweizerischen Post aufbereitet werden.
Produktion der Sendungen
Danach können Sie die Daten herunterladen und an den Dienstleister weiterleiten, der die Produktion Ihrer Sendungen für Sie übernimmt. Selbstverständlich kann der Download auch direkt durch den Lettershop erfolgen.
Einlieferung bei Quickmail
Die Einlieferung der Sendungen erfolgt im Depot Egerkingen oder nach Absprache in den Annahmedepots Zürich oder St. Gallen. Standardmässig muss die Einlieferung bis spätestens am Montag in der Zustellwoche erfolgen. Eine frühere Einlieferung ist auf Anfrage möglich.
Sortierung und Zustellung
In unseren Depots werden die Einlieferungen unserer Kunden sortiert und für die Belieferung der Zusteller:innen vorbereitet. Unsere schweizweit über 3’200 Zusteller:innen verteilen die Sendungen an den Wochentagen Donnerstag und Freitag.
Erfassung zugestellter und unzustellbarer Mailings
Die Zusteller:innen melden täglich elektronisch, welche Sendungen sie zugestellt haben, und geben unzustellbare Sendungen zurück.
Auftragsreporting und Rechnungsstellung
Das Auftragsreporting und die Rechnungsstellung an den Absender erfolgen auf Basis der von Quickmail gespeicherten Informationen.
Zeitfenster
Quickmail stellt im Wochenrhythmus zu. Das bedeutet: Sie und Ihre Dienstleister können sich auf klar definierte Zeitabläufe einstellen.
Einlieferung der Sendungen:
Die Einlieferung adressierter Sendungen ist bis spätestens Montag um 16:00 Uhr möglich.
Unadressierte Sendungen müssen grundsätzlich bis Donnerstag, spätestens aber bis Freitagmittag der Woche vor der gewünschten Zustellwoche eingeliefert werden.
Bei früherer Einlieferung werden Ihre Sendungen kostenlos zwischengelagert. Sie können Sendungen bereits ab Dienstag der Vorwoche bei Quickmail einliefern.
Sortierung der Sendungen: Dienstag
Belieferung der Zusteller: Mittwoch
Zustellung:
Donnerstag und Freitag. Die Zusteller können innerhalb dieser Tage frei wählen, wann sie die Sendungen zustellen. Das sichert eine hohe Motivation und Qualität, weil die Zusteller so z.B. bei schlechtem Wetter ausweichen können.
| Prozessschritt | Donnerstag{center} | Freitag{center} | Montag{br}E+0{center} | Dienstag{br}E+1{center} | Mittwoch{br}E+2{center} | Donnerstag{br}E+3{center} | Freitag{br}E+4{center} | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Einlieferung | {highlight:#97CAF4} | {highlight:#97CAF4} | {highlight:#97CAF4} | {highlight:#003d6f} | {highlight:#003d6f} | {highlight:#003d6f} | ||||||||
| Transport zw. Depots | {highlight:#003d6f} | {highlight:#003d6f} | ||||||||||||
| Sortierung | {highlight:#003d6f} | {highlight:#003d6f} | {highlight:#003d6f} | |||||||||||
| Belieferung Zusteller:innen | {highlight:#003d6f} | {highlight:#003d6f} | {highlight:#003d6f} | |||||||||||
| Zustellung | {highlight:#003d6f} | {highlight:#003d6f} | {highlight:#003d6f} | {highlight:#003d6f} | ||||||||||
Frankatur
Sendungen, die durch Quickmail zugestellt werden, müssen als solche gekennzeichnet sein.
Zu berücksichtigen ist:
Das Wort „Quickmail“ muss vorkommen.
Nicht möglich sind Angaben, die für bei der Schweizerischen Post eingelieferte Sendungen typisch sind wie "P.P.", "Port Payé" oder "Helvetia".
Als Frankaturvermerk stehen drei Möglichkeiten zur Verfügung:
Frankaturvermerk im Adressfenster, idealerweise auf der gleichen Zeile wie die Quickleitzahl
Formloser Frankaturvermerk (kann beliebig gestaltet werden, z.B. mit oder ohne Rahmen)
Briefmarken: Sie haben die Möglichkeit, von Quickmail herausgegebene Briefmarken zu verwenden oder sogar gemeinsam mit Quickmail Ihre eigene Briefmarke herauszugeben.
Quickroutierung und Quickleitzahl
Zur effizienten Sortierung und Identifizierung verwendet Quickmail eine spezielle Codierung:
Die Quickleitzahl, kurz: QLZ.
Die Quickleitzahl enthält einerseits alle Informationen für die Sortierung und den Transport der Sendungen. Andererseits ist sie auch eine Ident-Nummer, mit der jede einzelne Sendung im System von Quickmail identifiziert werden kann.
Die Quickleitzahl wird gleichzeitig mit der Adressierung der Sendungen aufgebracht. Dabei entstehen keine Zusatzkosten und sie benötigt nur wenig Platz. Anders als ein Barcode signalisiert sie dem Empfänger auch keine Massenverarbeitung.
Generiert wird die Quickleitzahl während der Quickroutierung. Diese wird über das Quickmail-Extranet erzeugt.
Die Quickroutierung wird nach dem Hochladen der Adressen über das Extranet von Quickmail kostenlos durchgeführt.
Redressen
Unzustellbare Sendungen werden bei Quickmail nicht als «Retouren» bezeichnet, sondern – zur besseren Abgrenzung gegenüber retournierten Paketsendungen, als «Redressen».
Bei unzustellbaren Sendungen überlassen wir nichts dem Zufall. Redressen werden von den Zusteller:innen über eine Sendungscodierung erfasst und Ihnen als Datensatz zur Verfügung gestellt.
Als Basisangebot werden Redressen in unseren Depots elektronisch erfasst und danach entsorgt. Neben den Kosten für die Erfassung der Redressen sparen Sie damit auch Entsorgungskosten.
Es gibt weitere kostenpflichtige Services. Die Mitarbeitenden in der Redressenbearbeitung werden durch einen in die Quickleitzahl integrierten Buchstaben darüber informiert, wie Redressen zu behandeln sind.
A, B, Z = Individuelle Behandlung (nach Absprache)
C = Einlieferung als B-Post-Massensendung bei der Schweizerischen Post, zuvor elektronische Erfassung
D = Rückleitung an den Absender, zuvor elektronische Erfassung
E = Entsorgung, zuvor elektronische Erfassung (Basisangebot)
Die gewünschte Bearbeitung der Redressen ist bei der Erfassung Ihres Auftrages im Quickmail-Extranet zu definieren.
Ihre Ansprechpartner:innen
