Planification & processus

En tant qu'expéditeur.trice, vous souhaitez que vos processus soient aussi simples que possible. Mais vous voulez aussi des processus efficaces chez vos prestataires pour bénéficier de prix avantageux. Le système de Quickmail concilie ces deux aspects.

La préparation des envois pour la distribution par Quickmail n'est pas plus compliquée que ce que l'on peut attendre des différentes administrations postales européennes. En tant que client.e ou prestataire de services, vous gérez toutes vos commandes d’envois dans l'Extranet de Quickmail.

Dans l'Extranet de Quickmail, vous pouvez saisir et modifier vos commandes, ajouter le numéro d’acheminement sur vos adresses, créer et télécharger tous les formulaires et coiffes de liasses dont vous avez besoin. Après la distribution de vos courriers, vous trouverez dans l'extranet des rapports informatifs sur les envois distribués  et vous pourrez télécharger les données des envois non-distribuables.

Toutes les autres informations utiles pour planifier votre prochain envoi Quickmail se trouvent sur cette page.

Planification hebdomadaire

Au bon endroit au bon moment Quickmail atteint plus de 3.3 millions de ménages suisses chaque semaine. Les envois peuvent être déposés jusqu’au lundi de la semaine de distribution.

Affranchissement

Les envois distribués par Quickmail ne peuvent pas porter la même marque d'affranchissement que les envois distribués par la Poste suisse. Nous vous recommandons dès lors d’ajouter la marque d’affranchissement lors de l’adressage et non au moment de l’impression.

Routage Quick & numéro d’acheminement Quickmail

Le routage Quick est en principe similaire au routage classique par circonscription de distribution à la Poste suisse. Cette étape est prise en charge par Quickmail – sans frais supplémentaires, ce également pour la partie postale de votre envoi. Les numéros d'acheminement générés au moment du routage Quick et affectés à vos adresses sont à apposer sur les envois près de l'adresse.

Envois non distribuables

Chez Quickmail, les envois non distribuables ne sont pas appelés «retours», mais «redresses» pour mieux les différencier des envois de colis retournés.

Qualité

Dans le marketing de dialogue, la qualité signifie que vous recevez le taux de réponse à la hauteur et dans les délais prévus. L'objectif le plus important de Quickmail est donc la distribution ponctuelle et correcte de vos mailings et catalogues.

Liasses & palettes

Votre lettershop assemble des liasses pesant jusqu'à 5 kg. Dans les liasses, les envois sont triés en fonction du numéro d'acheminement. Les coiffes de liasses sont générées dans le cadre du routage Quick et mis à votre disposition sous forme de fichier PDF. Vous ou votre prestataire de services pouvez choisir librement la couleur des coiffes de liasses. Vous pouvez également imprimer les informations de la liasse directement sur les envois. Les palettes doivent être pourvues d'étiquettes de palettes,

Outre les fichiers d'adresses triées et les formulaires au format PDF, vous et votre prestataire de service recevez une notice détaillée en français et en allemand.

De la saisie des commandes à la facturation:

Planung Prozess Step 1

Saisie de la commande dans l’Extranet

Saisissez pour commencer votre commande dans l'Extranet Quickmail, entrez le poids et les jours de distribution souhaités et télécharger vos adresses.

Planung Prozess Step 2

Tri informatique des adresses

Le « routage quick » vérifie que les adresses se trouvent dans le secteur de distribution de Quickmail. Si tel est le cas, l’adresse est complétée par le numéro d'acheminement. Les adresses sont classées dans le bon ordre et tous les documents nécessaires, tels que les coiffes de liasse, sont générés. Les adresses qui ne se trouvent pas dans la zone de distribution de Quickmail peuvent être préparées conformément aux directives de la Poste Suisse.

Planung Prozess Step 3

Production des envois

Vous pouvez ensuite télécharger à nouveau les données et les transmettre au prestataire de services qui prendra en charge la production de vos envois. Le lettershop peut bien sûr se charger directement du téléchargement.

Planung Prozess Step 4

Remise des envois chez Quickmail

La remise des envois se fait au dépôt d'Egerkingen, ou, selon accord particulier avec Quickmail, aux dépôts de prise en charge de Zurich ou de St-Gall. En général, les envois sont à remettre au plus tard le lundi de la semaine de distribution. Une livraison anticipée est possible sans aucun problème.

Planung Prozess Step 5

Tri & distribution

Les envois de nos différents clients sont assemblées dans nos dépôts et préparés pour la distribution par nos agent.e.s de distribution. Nos plus de 3’000 agent.e.s distribuent ensuite les envois entre le jeudi et le vendredi.

Planung Prozess Step 6

Saisie des envois distribués et non-distribuables

Après chaque jour de distribution, les agent.e.s transmettent des informations par Internet sur les envois distribués et retournent les envois qui n'ont pas pu être distribués.

Planung Prozess Step 7

Rapport de commande et facturation

Ces informations – archivées par Quickmail dans une base de données centralisée des envois – servent de base pour établir le rapport de commande et la facturation pour l'expéditeur.

Planning hebdomadaire

Au bon endroit au bon moment

Quickmail distribue sur une base hebdomadaire. Cela signifie: Vous et vos prestataires de services pouvez donc compter sur un déroulement clair et transparent.

  • Dépôt des envois: au plus tard le lundi à 16h00. Les envois peuvent être déposés à partir du mardi de la semaine précédente. Nous avons la possibilité d'entreposer ces envois gratuitement.

  • Tri des envois: le mardi.

  • Livraison aux agent.e.s de distribution: le mercredi.

  • Distribution: le jeudi et le vendredi. les agent.e.s sont libres de choisir une distribution le jeudi ou le vendredi. Cela garantit un niveau élevé de motivation et de qualité, ce choix permettant par exemple d’éviter une distribution par mauvais temps.

Quickmail assure la distribution pendant 51 semaines de l'année. Les distributions sont interrompues pendant la semaine avant Noël.

Étape du processusJeudi{center}Vendredi{center}Lundi
R+0{center}
Mardi
R+1{center}
Mercredi
R+2{center}
Jeudi
R+3{center}
Vendredi
R+4{center}
Réception des envois chez Quickmail{highlight:#003d66}{highlight:#003d66}{highlight:#003d66}{highlight:#003d66}{highlight:#003d66}{highlight:#003d66}        
Livraison aux dépôts régionaux     {highlight:#003d66}{highlight:#003d66}       
Tri      {highlight:#003d66}{highlight:#003d66}{highlight:#003d66}     
Livraison aux agent.e.s       {highlight:#003d66}{highlight:#003d66}{highlight:#003d66}    
Distribution          {highlight:#003d66}{highlight:#003d66}{highlight:#003d66}{highlight:#003d66}

Affranchissement

Un affranchissement flexible

Les envois distribués par Quickmail doivent être marqués comme tels.

À cette fin, il faut tenir compte des éléments suivants:

  • Le mot «Quickmail» doit figurer sur l’envoi

  • Il n'est pas possible d'apposer des termes figurant typiquement sur les envois distribués par la Poste tels que:

    • « P.P. » ou « Port Payé »

    • « Helvetia »

Il existe trois options pour affranchir les envois pris en charge par Quickmail:

  • Affranchissement dans la fenêtre d'adresse, idéalement sur la même ligne que le numéro d’acheminement

  • Affranchissement libre, qui peut être conçu de la manière que vous souhaitez (p. ex. avec ou sans cadre)

  • Timbres: vous avez la possibilité d'utiliser les timbres émis par Quickmail ou même d'émettre votre propre timbre en collaboration avec Quickmail.

Routage Quick & numéro d’acheminement Quickmail

Trier et identifier avec le numéro d'acheminement

Quickmail utilise un codage spécial pour un tri et une identification efficaces des envois: le numéro d’acheminement Quickmail ou NAQ.

  • Le numéro d’acheminement NAQ contient d’une part toutes les informations nécessaires au tri et au transport des envois. D’autre part, ce numéro d’identification permet d'identifier chaque envoi dans le système de Quickmail.

  • Le numéro d’acheminement est apposé en même temps que l'adressage sur les envois. Il nécessite peu de place et n’engendre pas de coûts supplémentaires. Contrairement à un code-barres, il ne signale pas de traitement de masse au destinataire.

  • Le numéro d’acheminement est généré dans le cadre du « routage Quick », un processus réalisé via l'Extranet de Quickmail. Son fonctionnement est similaire au routage classique par circonscription de distribution.

  • Après le téléchargement des adresses, le routage Quick est effectué via l'Extranet de Quickmail sans frais supplémentaires.

Envois non-distribuables

Ne rien laisser au hasard

Chez Quickmail, les envois non distribuables ne sont pas appelés «retours», mais «redresses» pour mieux les différencier des envois de colis retournés.

Nous ne laissons rien au hasard pour le traitement des envois non-distribuables. Les redresses sont saisies par les agent.e.s de distribution au moyen d'un code d'expédition et mises à votre disposition sous forme de données.

Notre offre de base comprend la saisie électronique des redresses dans nos dépôts, puis leur élimination. Outre les coûts de saisie des redresses, vous économisez également les coûts d'élimination.

En plus de ces prestations, vous pouvez bénéficier de services supplémentaires payants. Les agent.e.s de distribution sont informé.e.s par une lettre intégrée dans le numéro d’acheminement sur la manière de traiter les redresses:

  • A, B, Z = traitement individuel (selon accord)

  • C = dépôt en tant qu’envois en nombre en courrier B à la Poste Suisse après saisie électronique

  • D = retour à l’expéditeur après saisie électronique

  • E = élimination après saisie électronique (offre de base)

Vous pouvez spécifier le type de traitement des redresses souhaité lors de la saisie de votre commande dans l'Extranet de Quickmail.

Vos personnes de contact

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Pierre-Hubert Dlaska
Membre de la direction
Responsable Sales
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Stefano Bruno
Account Manager
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Mürsel Meral
Account Manager
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Stefanie Steiner
Key Account Manager
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Sabine White
Key Account Manager