Planification & processus
En tant qu’expéditeur, vous souhaitez bénéficier de processus aussi simples et efficaces que possible de la part de vos prestataires. Quickmail concilie les deux et garantit ainsi des prix attrayants et la satisfaction de votre clientèle.
La préparation des envois distribués par Quickmail est similaire à celle des autres prestataires de services postaux européens. En tant que client ou prestataire de services, vous pouvez gérer facilement toutes vos commandes d’expédition via l’extranet Quickmail.
Dans l'Extranet de Quickmail, vous pouvez saisir et modifier vos commandes, ajouter le numéro d’acheminement sur vos adresses, créer et télécharger tous les formulaires et coiffes de liasses dont vous avez besoin. Une fois votre expédition effectuée, vous pouvez télécharger les enregistrements des envois non distribuables (redresses).
Voici toutes les informations utiles pour planifier votre prochain envoi Quickmail:
Planification hebdomadaire
Quickmail fonctionne selon un rythme hebdomadaire: les envois adressés doivent être livrés avant le lundi et les envois non adressés avant le jeudi de la semaine précédente. Le tri a lieu le mardi, la livraison par nos agentes et agents de distribution le mercredi. La distribution s’effectue de manière flexible le jeudi ou le vendredi.
Affranchissement
Les envois livrés par Quickmail doivent être clairement identifiés comme tels, en incluant obligatoirement le mot «Quickmail» et en excluant les mentions postales habituelles telles que «P.P.».
Routage Quick & numéro d’acheminement Quickmail
Quickmail utilise le numéro d’acheminement Quickmail pour trier efficacement et identifier clairement chaque envoi. Le NAQ est créé via le routage Quick gratuit dans l’extranet Quickmail, qui fonctionne de la même manière que le routage des agences de distribution de la Poste Suisse.
Envois non distribuables
Chez Quickmail, les envois non distribuables ne sont pas appelés «retours», mais «redresses» pour mieux les différencier des envois de colis retournés.
Qualité
Quickmail garantit la qualité grâce à une distribution correcte et ponctuelle, à une formation régulière de ses collaboratrices et collaborateurs et à des contrôles de qualité rigoureux.
Liasses & palettes
Votre service de publipostage produit des liasses pesant jusqu’à 5 kg, classées par numéro d’acheminement Quickmail. Les coiffes de liasses sont fournies au format PDF par routage Quick et peuvent avoir une couleur personnalisée ou être imprimées directement sur les envois. Les palettes doivent être munies d’étiquettes de palettes.
Votre prestataire et vous recevrez en outre des fichiers d’adresses triés, des fichiers PDF et des instructions détaillées.
De la saisie des commandes à la facturation:
Saisie de la commande dans l’Extranet
Saisissez pour commencer votre commande dans l'Extranet Quickmail, entrez le poids et les jours de distribution souhaités et télécharger vos adresses.
Tri informatique des adresses
Le « routage quick » vérifie que les adresses se trouvent dans le secteur de distribution de Quickmail. Si tel est le cas, l’adresse est complétée par le numéro d'acheminement. Les adresses sont classées dans le bon ordre et tous les documents nécessaires, tels que les coiffes de liasse, sont générés. Les adresses qui ne se trouvent pas dans la zone de distribution de Quickmail peuvent être préparées conformément aux directives de la Poste Suisse.
Production des envois
Vous pouvez ensuite télécharger à nouveau les données et les transmettre au prestataire de services qui prendra en charge la production de vos envois. Le lettershop peut bien sûr se charger directement du téléchargement.
Remise des envois chez Quickmail
La remise des envois se fait au dépôt d'Egerkingen, ou, selon accord particulier avec Quickmail, aux dépôts de prise en charge de Zurich ou de St-Gall. En général, les envois sont à remettre au plus tard le lundi de la semaine de distribution. Une livraison anticipée est possible sur demande.
Tri & distribution
Dans nos dépôts, les livraisons de nos clients sont triées et préparées pour être distribuées par nos agentes et agents de distribution. Nos plus de 3200 agentes et agents de distribution réparti·e·s dans toute la Suisse distribuent les envois les jeudis et vendredis.
Saisie des envois distribués et non-distribuables
Les agentes et agents de distribution signalent quotidiennement par voie électronique les envois livrés et retournent les envois non distribuables.
Rapport de commande et facturation
Le rapport sur les commandes et la facturation à l’expéditeur sont effectués sur la base des informations enregistrées par Quickmail.
Planning hebdomadaire
Quickmail distribue sur une base hebdomadaire. Cela signifie: Vous et vos prestataires de services pouvez donc compter sur un déroulement clair et transparent.
Dépôt des envois:
- Pour les envois adressés, sauf indication contraire, le lundi de la semaine de distribution souhaitée.
- Pour les envois non adressés, sauf indication contraire, le jeudi précédant la semaine de distribution souhaitée.
- Les envois peuvent être déposés à partir du mardi de la semaine précédente. Nous avons la possibilité d'entreposer ces envois gratuitement.
Tri des envois: le mardi.
Livraison aux agent.e.s de distribution: le mercredi.
Distribution:
Jeudi et vendredi. Les agentes et agents de distribution peuvent choisir librement le moment de livraison des envois entre ces deux jours. Cela garantit une motivation et une qualité élevées, car les agentes et agents de distribution peuvent ainsi s’adapter aux conditions météorologiques, par exemple.
| Étape du processus | Jeudi{center} | Vendredi{center} | Lundi R+0{center} | Mardi R+1{center} | Mercredi R+2{center} | Jeudi R+3{center} | Vendredi R+4{center} | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Réception des envois chez Quickmail | {highlight:#97CAF4} | {highlight:#97CAF4} | {highlight:#97CAF4} | {highlight:#003d6f} | {highlight:#003d6f} | {highlight:#003d6f} | ||||||||
| Livraison aux dépôts régionaux | {highlight:#003d6f} | {highlight:#003d6f} | ||||||||||||
| Tri | {highlight:#003d6f} | {highlight:#003d6f} | {highlight:#003d6f} | |||||||||||
| Livraison aux agent.e.s | {highlight:#003d6f} | {highlight:#003d6f} | {highlight:#003d6f} | |||||||||||
| Distribution | {highlight:#003d6f} | {highlight:#003d6f} | {highlight:#003d6f} | {highlight:#003d6f} | ||||||||||
Affranchissement
Les envois distribués par Quickmail doivent être marqués comme tels.
Il convient de tenir compte des points suivants:
Le mot «Quickmail» doit figurer sur l’envoi
Il n'est pas possible d'apposer des termes figurant typiquement sur les envois distribués par la Poste tels que:
« P.P. » ou « Port Payé »
« Helvetia »
Trois options sont possibles pour l’utilisation de la marque d’affranchissement:
Affranchissement dans la fenêtre d'adresse, idéalement sur la même ligne que le numéro d’acheminement
Affranchissement libre, qui peut être conçu de la manière que vous souhaitez (p. ex. avec ou sans cadre)
Timbres: vous avez la possibilité d'utiliser les timbres émis par Quickmail ou même d'émettre votre propre timbre en collaboration avec Quickmail.
Routage Quick & numéro d’acheminement Quickmail
Trier et identifier avec le numéro d'acheminement
Quickmail utilise un codage spécial pour un tri et une identification efficaces des envois: le numéro d’acheminement Quickmail ou NAQ.
Le numéro d’acheminement NAQ contient d’une part toutes les informations nécessaires au tri et au transport des envois. D’autre part, ce numéro d’identification permet d'identifier chaque envoi dans le système de Quickmail.
Le numéro d’acheminement est apposé en même temps que l'adressage sur les envois. Il nécessite peu de place et n’engendre pas de coûts supplémentaires. Contrairement à un code-barres, il ne signale pas de traitement de masse au destinataire.
- Le numéro d’acheminement Quickmail est généré lors du routage Quick. Celui-ci est créé via l’extranet Quickmail.
Après le téléchargement des adresses, le routage Quick est effectué via l'Extranet de Quickmail sans frais supplémentaires.
Envois non-distribuables
Chez Quickmail, les envois non distribuables ne sont pas appelés «retours», mais «redresses» pour mieux les différencier des envois de colis retournés.
Nous ne laissons rien au hasard pour le traitement des envois non-distribuables. Les redresses sont saisies par les agent.e.s de distribution au moyen d'un code d'expédition et mises à votre disposition sous forme de données.
Notre offre de base comprend la saisie électronique des redresses dans nos dépôts, puis leur élimination. Outre les coûts de saisie des redresses, vous économisez également les coûts d'élimination.
Il existe d’autres services payants. En plus de ces prestations, vous pouvez bénéficier de services supplémentaires payants. Les agent.e.s de distribution sont informé.e.s par une lettre intégrée dans le numéro d’acheminement sur la manière de traiter les redresses:
A, B, Z = traitement individuel (selon accord)
C = dépôt en tant qu’envois en nombre en courrier B à la Poste Suisse après saisie électronique
D = retour à l’expéditeur après saisie électronique
E = élimination après saisie électronique (offre de base)
Le traitement souhaité des redresses doit être défini lors de la saisie de votre commande dans l’extranet Quickmail.
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